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企业员工离职面谈的重要性!

信息来源 | 责任编辑:薪领航
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  不管是员工主动离职,或者是被动离职,离职面谈或许是企业HR面临的比较头疼的问题。特别是对于被动离职的人员,更是具有挑战性。似乎也成立老板衡量一名HR能力的一个标准。汇丰小编通过经验,总结了以下三个方面是非常关键的。
 

  【两个时间点】

 
  节点一是刚得到员工提出离职申请的讯息时。
 
  因为有些员工出于一时的困境或者情绪化因素而提出离职,像这种冲动型离职的员工此时决心并不坚定正处于摇摆状态,这个时候需要趁热打铁及时安排面谈,只要在面谈中善于疏导其情绪、解决其困境此类员工留下来的可能性还是比较大的。
 
  节点二是员工办理完离职审批手续后。
 
  一般离职手续审批完毕后离员工正式离开还有一段时间,在这段时间应抓住机会再次沟通,因为此时离职员工再无任何顾忌容易讲真话。
 
 

  【四个要素

 
  针对离职面谈的组织与安排以下四个要素HR需要特别注意:
 
  1. 离职信息告知
 
  得知员工提出离职申请,其直接主管应第一时间向其部门负责人和人力资源部反映,HR应及时协同部门负责人对该员工的基本信息及业绩表现进行评估,经过评估后决定是否真正需要挽留。经过上述告知程序并确认需真正挽留后再行安排离职面谈。
 
  2. 谁来谈
 
  在确定需真正挽留该人员后,应由该员工直接主管和部门负责人先进行面谈。当然如果员工与直接主管有利益冲突或矛盾,HR应安排部门更高层级人员来进行面谈。
 
  待部门面谈结束后由HR安排面谈,HR安排的面谈人员职级最起码为主管或经理。为确保给离职员工营造一个可信赖的沟通环境,部门的面谈与HR面谈须分开进行。
 
  此外,关键人才的离职面谈必须安排高管参与。一来是职级越高员工越会感到被重视;另外,职级越高其解决员工诉求的权限也越大,员工也会更愿意把相关问题表达出来。
 
  3、谈几次
 
  谈三次,尤其是对于关键人才的离职面谈必须严格执行。
 
  第一次在刚提出离职前由直接主管和部门负责人来谈,第二次由人力资源部安排面谈再做挽留,最后在员工离职手续办理完毕后由HR再做一次面谈。
 
  4、谈什么
 
  离职面谈内容为以下五个主题:
 
  • 了解其离职原因;
 
  • 询问其是否愿意接受内部调动和轮岗;
 
  • 了解其对公司、部门、岗位相关的改善建议;
 
  • 对于签订保密协议、竞业协议的核心员工需明确;
 
  • 离职千赢国际官网网站、补偿结算标准以及竞业限制的权利及义务;
 
  • 介绍离职程序,给予其机会咨询相关问题。

 

  【五大技巧】

 
  离职面谈中经常会碰到一些老大难的问题,对于应对这些问题的常用技巧,我整理出五个方面以供参考,具体如下。
 
  1.如何解决氛围紧张的问题?
 
  首先,应选一个让人相对放松的面谈地点,咖啡厅也好,休息室也罢,对于场地的座次、摆设尽可能地彰显对等与开放,规避传统会议一对一式的布置。最后,不要带一堆资料放在面谈桌面,更不要当场做面谈记录,若要记录请在面谈结束之后。
 
  注意不是不要记录,而是不要当场记录,等面谈结束你应该迅速地整理出面谈记录并让员工签字确认,而且要告知他面谈记录会保密。
 
  2.如何应对充满敌意的问题?
 
  首先,要告之交流的目的和保密性;其次,要分析让对方产生敌意的源头。
 
  若源头在对于用人部门的不满时,HR要善于以第三方的角度去倾听并帮助其宣泄情绪,不可站在公司或用人部门的角度对其进行批评、指责;
 
  如果其敌意的原由在于HR这一方,建议HR给找点无关工作的共同话题聊聊,帮他平复情绪,待其心态放松后再行沟通。
 
  3.如何应对离题万里的情况?
 
  有些面谈对象比较善侃,说起来离题万里却又滔滔不绝,对于这种情况HR要控制好时间,要善于控场,但不要强行打断。
 
  比方说你可以用“您刚才所讲的我也感同身受,不过对于咱们刚才交流的问题您还有其他的建议没?”这种类似的话拉回话题。
 
  除此之外,HR在发问时应尽量减少大而无当的开放式问题,尽可能从一些细节的小问题着手让员工去阐述。
 
  4.如何应对沉默不语?
 
  像这种惜言如金、沉默不语的情况应该是最难搞的了。首先,HR与其沟通时要以他个人的兴趣、专业、部门提供的信息为切口找到彼此的共同语言。
 
  其次,要善于诱导,旁敲侧击。
 
  如果你旁敲侧击的问“如果您离职后需要重新去找工作的话,您会关注哪些方面?我们公司在这些方面有何提升之处?”这样会更容易诱导他说出真实原因。
 
  如果以上两招都没效就只能用刺激法了,找一些典型的事件或案例来刺激他的表达,不过这招适合控场能力强的HR。
 
  5.对于尖锐的问题如何回复?
 
  像这种问题比较常见,我在离职面谈中也碰到不少。对于这种问题的回复只有一个标准:保持第三方的客观性。
 
  不要让员工觉得你站在用人部门这一方,站在他的对立面,更不要一味地讨好他、忽悠他。
 
  总之,离职面谈是“以人为本”的一种体现,既是对离职员工的抚慰或挽留,又是对在职员工的心理安慰,减少员工的离职给在职员工带来心理波动。
 
  企业绝不应该把员工离职面谈看作是一种包袱或例行公事,而应该高度重视,并纳入员工关系管理体系之内,使员工离职后仍然能够成为企业的人力资源。
 
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